1 Понятие о делопроизводстве и процессе документирования управленческой информации: информация – важнейший источник информации – различные виды документов – отражение результатов работы – изучение информации – эффективная деятельность служб предприятия – организация документооборота.
2 Служба документационного обеспечения управления: самостоятельное структурное подразделение – управление делами – общий отдел – служба ДОУ –АСУ (автоматизированная система управления) – внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования – разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики – контроль за соблюдением стандартов на документы –регистрацию документов и учетно-справочную работу – контроль за исполнением документов – формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования — оформление, издание и рассылку документов – машинописное изготовление, копирование и размножение документов – организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
3 Место, роль и функции документов в управлении: документационное обеспечение – успешное функционирование системы управления – отражение результатов работы различных предприятий – культурная функция – функция исторического источника – функция учета – правовая функция – управленческая функция – коммуникативная функция – информационная.
4 Понятие официального документа, подлинника, копии. Виды копий: по юридической силе – официальные документы – по назначению – подлинники – копии – отпуск – дубликат – выписка.
5 Классификация документов: деление документов на классы – по видам деятельности – по способу фиксации информации – по содержанию – по наименованию – по месту составления – по срокам исполнения – по степени гласности – по юридической силе – по назначению.
6 Понятие реквизита документа: юридическое значение реквизитов: обязательный элемент – постоянные реквизиты – заполняемые реквизиты – служебные отметки – подлинность документа – законность документа.
7 Свойства документов: деловая речь – ясность – точность – краткость – систематичность – логическое построение – правильность в юридическом отношении.
8 Стандартизация и унификация управленческой документации: упорядочение и совершенствование документации – унификация – единообразие состава реквизитов – унифицированная форма документа – совокупность реквизитов – решаемые задачи – определенный порядок – формуляр-образец – стандартизация документов – юридическое закрепление – уровень безопасности СТБ 6.38 – 2004.
9 Организационные формы делопроизводства: централизованная форма – освобождение структурных подразделений от операций с документами – качество обработки – децентрализованная форма – все виды работ с документами ведутся в структурных подразделениях – смешанная форма – разделение работы для ДОУ и для структурных подразделений.
10 Основные требования к текстам служебных документов: основной реквизит – простота – лаконичность – ясность – точность – исключение устаревших слов и выражений – исключение тавтологии – применение только общепринятых сокращения.
11 Общая характеристика организационно-распорядительных документов, их виды: организационные – устав – положение о функциональной службе – должностные инструкции – правила – штатное расписание – распорядительные – постановление – решение – распоряжение – приказ.
12 Основные стадии подготовки распорядительных документов: изучение вопроса – подготовка проекта – обсуждение – принятие документа – согласование – подписание документа.
13 Информационно-справочные документы, их виды: протокол – запись обсуждения – акт – удостоверение факта – деловые записки – для вышестоящего руководителя – телеграмма – быстрый способ передачи информации.
14 Значение и виды документов по личному составу: наиболее важные – длительная сохранность – трудовые договоры – приказы по личному составу – личные дела – лицевые счета по заработной плате.
15 Основные требования к составлению служебных деловых писем: специальные бланки – рассмотрение одного вопроса – легко читаемое – введение, доказательство, заключение.
16 Разновидности служебных писем: инициативные письма – письма-запросы – письма-просьбы – письма-предложения – письма-напоминания – письма ответы – письмо-подтверждение – письмо-извещение – письмо приглашение – сопроводительное письмо – гарантийное письмо.
17 Рациональная организация документооборота: прямоточность – непрерывность – ритмичность – параллельность – пропорциональность – экономия в движении документов – ответственность.
18 Прием и обработка входящих документов: прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – распределение – регистрация – рассмотрение руководством – передача на исполнение.
19 Порядок работы с исходящими документами: подготовка проекта документа – печать – согласование проекта – рассмотрение руководством – подписание – регистрация – отправка.
20 Рассмотрение и исполнение документов: ответственный исполнитель – рекомендации – сроки исполнения – индивидуальные – типовые.
21 Организация контроля исполнения документов: постановка на контроль – проверка своевременного доведения до исполнителя – предварительная проверка – регулирование – учет результатов контроля – обобщение – информирование руководителя.
22 Номенклатура дел организации: группировка – классификация – единство – индексация документов – стабильность индексов – 4 экземпляра – установленная форма – сохранность – подготовка дел к сдаче в архив.
23 Экспертиза ценности документов: определение значения документа – комиссия – отбор документов – постоянное хранение – долговременное – временное хранение для выделения к уничтожению.
24 Подготовка документов к передаче в ведомственный архив: передаются по графику – проверка правильности формирования – оформления – соответствие описям – архивные связки – приемно-сдаточные накладные.
1) Оформление реквизитов документов;
2) Схема продольного и углового расположения реквизитов;
3) Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно;
Практическая часть
Задание № 1
При анализе приказа по основной деятельности были выявлены следующие ошибки. В тексте документа использовано не традиционное сокращение с использованием косой черты (зам. начальника управления с/х и продовольствия РИК).В реквизите «виза» нет подписи визирующего лица и даты. В документе нет отметки об исполнителе.
В деловом письме отсутствуют заголовок к тексту, коммерческие данные и отметка об исполнителе. Некорректно стоит печать: плохо видно должность подписавшего лица.
Докладная записка содержит не верно составленный заголовок. Резолюция должна находиться в правой верхней части документа, содержать фамилию кому объявлен выговор и дату. Дата документа расположена не верно. Не правильно оформлен реквизит «подпись».
Копии служебных документов из организации предоставлены в приложении 1 – приказ по основной деятельности, приложении 2 – деловое письмо, приложении 3 – докладная записка. Исправленные с учетом выявленных ошибок документы в приложениях 4,5 и 6.
Задание № 2
Вариант 3
1 Дайте определение термина «документооборот».
Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.
2 Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию): К.
Реквизит «К» обозначает отметку о контроле исполнения документа. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов. Необходимость постановки документа на контроль, сроки исполнения, исполнители и должностные лица, ответственные за контроль, устанавливаются в резолюции руководителя или в тексте документа (приказа, распоряжения, протокола) с обязательным проставлением отметки о контроле.
3 Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:
Практическое задание №1.
- Приказ по основной деятельности (Приложение 1), предложенный организацией, составлен правильно и соответствует требованиям, предъявляемых к составлению документов (СТБ 6.38-2004).
- Исходящее деловое письмо (Приложение 2), предложенное организацией, составлено правильно и соответствует требованиям, предъявляемых к составлению документов (СТБ 6.38-2004).
- Внутренняя докладная записка (Приложение 3), предложенная организацией, составлена не совсем правильно, отсутствуют некоторые реквизиты, записка написана в произвольной форме.
Данная докладная записка должна иметь следующий вид: